Jogi információk
Adatkezelési tájékoztató
Romantic Villa Pápa
1. Az adatkezelő adatai
A Romantic Villa Pápa szálláshely-szolgáltatással és a weboldal működtetésével kapcsolatos személyes adatok kezelője:
- Név
- Varga Petra
- Szálláshely neve
- Romantic Villa Pápa
- Cím
- 8500 Pápa, Szabadság utca 10., Magyarország
- Adószám
- 42983864-1-39
- NTAK regisztrációs szám
- MA24088222
- hello@romanticvillapapa.hu
- Telefon
- +36 30 550 7556
- Weboldal
- https://www.romanticvillapapa.hu
Az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekkel, kérelmekkel és panaszokkal a fenti emailcímen lehet az adatkezelőhöz fordulni.
2. Az adatkezelés célja
A Romantic Villa Pápa a szálláshely-szolgáltatás nyújtásához, az érdeklődők és vendégek tájékoztatásához, a foglalások kezeléséhez, a jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez, valamint az útikalauz igényléséhez és a hírlevélküldéshez szükséges személyes adatokat kezeli.
Az adatkezelés során az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletében (GDPR), valamint a vonatkozó magyar jogszabályokban foglaltak szerint járunk el.
3. Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés
A Romantic Villa Pápa weboldalán keresztül az érdeklődők emailben vagy WhatsAppon kérhetnek ajánlatot, illetve telefonon is kapcsolatba léphetnek velünk.
A kezelt adatok köre:
- Név és emailcím
- Telefonszám, amennyiben az érdeklődő megadja
- Tervezett érkezési és távozási időpont
- Felnőtt és gyermek vendégek száma
- Az érdeklődés típusa
- Az érdeklődő által megadott további kérések és információk
- A kapcsolattartás során keletkező üzenetek
Az adatkezelés célja az érdeklődések megválaszolása, ajánlatok készítése, a vendégekkel történő kapcsolattartás és a foglalások előkészítése.
Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti, az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedések megtétele.
A szerződéskötéshez nem kapcsolódó általános megkeresések megválaszolása a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdeken alapulhat.
A weboldalon található ajánlatkérő űrlap a megadott adatokból előre összeállított email- vagy WhatsApp-üzenetet készít.
A weboldal az űrlap tartalmát nem tárolja saját adatbázisban.
Az elküldött emailes megkeresések a Zoho Mail rendszerében, a WhatsAppon küldött üzenetek a WhatsApp szolgáltatáson keresztül érkeznek meg.
A lezárt megkeresések és a kapcsolódó levelezések megőrzésének szükségességét évente felülvizsgáljuk.
A további kapcsolattartáshoz, szerződés teljesítéséhez, jogi igények kezeléséhez vagy jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez már nem szükséges adatokat töröljük.
A foglalást eredményező megkeresések adataira a foglalásokhoz kapcsolódó megőrzési szabályok is alkalmazhatók.
4. Szállásfoglalások kezelése
A Romantic Villa Pápa közvetlenül, valamint a Booking.com és a Szallas.hu szállásfoglalási platformokon keresztül fogad foglalásokat.
A kezelt adatok köre:
- A foglaló neve és kapcsolattartási adatai
- A foglalás azonosítója
- Érkezési és távozási időpont
- Vendégek száma
- A lefoglalt szolgáltatások és a foglalás ellenértéke
- A foglalás fizetési státusza
- A foglaláshoz kapcsolódó üzenetek, módosítások és lemondások
Az adatkezelés célja a foglalás rögzítése, visszaigazolása, módosítása, a szálláshely-szolgáltatás teljesítése és a vendégekkel történő kapcsolattartás.
Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződés teljesítése, illetve az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedések megtétele.
A foglalási platformokon keresztül történő foglalás esetén a szükséges adatokat az adott szolgáltatótól kapjuk meg.
A Booking.com és a Szallas.hu a saját szolgáltatásaikhoz kapcsolódó adatkezelési tevékenységeikről külön tájékoztatást nyújtanak.
A foglaláshoz kapcsolódó személyes adatokat a szerződés teljesítéséhez, a jogi igények kezeléséhez és az alkalmazandó jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges ideig kezeljük.
A számlázási és a kötelező vendégregisztrációs adatokra külön megőrzési szabályok vonatkoznak.
5. Kötelező vendégregisztráció és adatszolgáltatás
A Romantic Villa Pápa a magyar szálláshely-szolgáltatási jogszabályoknak megfelelően rögzíti a megszálló vendégek meghatározott személyes adatait.
A vendégregisztrációhoz és a kötelező adatszolgáltatáshoz a VENDÉGEM szálláshelykezelő alkalmazást használjuk.
A kezelt adatok közé tartoznak a jogszabályokban meghatározott vendégazonosító és tartózkodási adatok, így különösen a név, a születési adatok, az állampolgárság, a személyazonosító okmány meghatározott adatai, valamint az érkezési és távozási időpont.
Az adatkezelés célja a kötelező vendégnyilvántartás vezetése, a vendégek azonosítása és a jogszabályban előírt adatszolgáltatás teljesítése.
Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése.
A vendégadatokat a VENDÉGEM alkalmazásban rögzítjük.
A jogszabályban meghatározott adatok a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ (NTAK), illetve a Vendég Információs Zárt Adatbázis (VIZA) rendszereibe kerülnek továbbításra, az adott rendszerre vonatkozó szabályok szerint.
A vendégregisztrációhoz szükséges adatok megadása a szálláshely-szolgáltatás igénybevételének jogszabályban meghatározott feltétele.
A vendégadatok megőrzése a vonatkozó szálláshely-szolgáltatási és adatkezelési jogszabályokban meghatározott időtartamig történik.
Az adatkezelő a vendégek személyazonosító okmányairól nem készít külön, saját célú másolatot, és ilyen másolatokat nem őriz meg.
6. Számlázás és pénzügyi nyilvántartás
A Romantic Villa Pápa a szálláshely-szolgáltatáshoz kapcsolódó számlákat a Nemzeti Adó- és Vámhivatal NAV Online Számlázó rendszerében állítja ki.
A kezelt adatok köre:
- A számlán szereplő név és számlázási cím
- A számlázáshoz szükséges további azonosító adatok
- A szolgáltatás megnevezése és ellenértéke
- A számla kiállításának időpontja és azonosítója
- A fizetéshez és a pénzügyi nyilvántartáshoz szükséges adatok
Az adatkezelés célja a számlák kiállítása, a pénzügyi nyilvántartás vezetése, valamint az adózási és számviteli kötelezettségek teljesítése.
Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése.
A számlázási adatokat a NAV Online Számlázó rendszerében, valamint a szükséges pénzügyi nyilvántartásokban kezeljük.
A számlákat és a kapcsolódó bizonylatokat a vonatkozó adózási és számviteli jogszabályokban előírt időtartamig őrizzük meg.
7. Family Guide és hírlevél
A Romantic Villa Pápa ingyenes családi útikalauzt (Family Guide) kínál a Pápa iránt érdeklődő látogatóknak.
Az útikalauz igénylése a Wix rendszerében működő űrlapon keresztül történik.
A kezelt adatok köre:
- Vezetéknév és keresztnév
- Emailcím
- A hírlevél-feliratkozással kapcsolatos hozzájárulás adatai
- A feliratkozás és leiratkozás rendszerben rögzített adatai
Az adatkezelés célja az igényelt útikalauz elektronikus megküldése, valamint a hírlevélre feliratkozó személyek tájékoztatása a Romantic Villa Pápa szolgáltatásairól, ajánlatairól és a pápai programlehetőségekről.
Az útikalauz igénylését és a hírlevél-feliratkozást a Wix rendszerében működő űrlap kezeli.
A Family Guide automatikus elektronikus kiküldését a Wix Automations végzi.
A hírlevél-feliratkozók adatait manuálisan továbbítjuk a Mailchimp rendszerébe, amelyet a hírlevelek kiküldésére használunk.
A feliratkozási hozzájárulás dokumentálása a Wix rendszerében történik.
A hírlevélküldés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulás.
A feliratkozó a hozzájárulását bármikor visszavonhatja a hírlevelekben található leiratkozási linken vagy a hello@romanticvillapapa.hu emailcímen.
A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét.
A hírlevélküldéshez használt adatokat a hozzájárulás visszavonásáig vagy az adatkezelési cél megszűnéséig kezeljük.
A leiratkozást követően a további hírlevélküldés megszűnik. A hozzájárulás megadásának és visszavonásának igazolásához szükséges korlátozott adatok megfelelő jogalap mellett tovább megőrizhetők.
8. A weboldal használata és technikai adatkezelés
A Romantic Villa Pápa weboldala a Lovable platformon készült, és annak alapértelmezett tárhelyszolgáltatását használja.
A weboldal működtetése során a tárhelyszolgáltató technikai adatokat kezelhet, például IP-címet, böngészőadatokat, a hozzáférés időpontját és a biztonsági naplóadatokat.
Az adatkezelés célja a weboldal megfelelő megjelenítése, biztonságának fenntartása és a technikai hibák kezelése.
A szükséges technikai és biztonsági adatkezelések jogalapja az adott adatkezelés jellegétől függően a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek lehet.
A weboldalon végzett technikai ellenőrzés nem azonosított marketingcélú követőkódot vagy külön látogatottságmérő rendszert.
A weboldal technikai és biztonsági célú sütiket használhat.
A weboldalon külső Google Fonts-betűtípusok betöltése is történik, amelynek során technikai adatok, például a látogató IP-címe, a szolgáltatóhoz kerülhetnek.
Az alkalmazott technikai sütik és az esetleges külső szolgáltatások köre a weboldal technikai működésének változásával módosulhat.
9. A személyes adatok címzettjei és a külső szolgáltatók
A személyes adatokhoz az adatkezelő, valamint a szálláshely működtetésében közreműködő, megfelelő jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá.
A Romantic Villa Pápa az adatkezelési tevékenységei során különösen az alábbi külső szolgáltatásokat veszi igénybe:
- Booking.com – online szállásfoglalás
- Szallas.hu – online szállásfoglalás
- VENDÉGEM – szálláshelykezelés és vendégregisztráció
- NTAK és VIZA – jogszabályban előírt adatszolgáltatás
- NAV Online Számlázó – számlázás
- Zoho Mail – elektronikus levelezés
- WhatsApp – elektronikus kapcsolattartás
- Lovable – weboldal és tárhelyszolgáltatás
- Wix – Family Guide igénylés és automatikus emailküldés
- Mailchimp – hírlevélküldés
Az egyes szolgáltatók az adott adatkezelési tevékenységtől függően adatfeldolgozóként vagy önálló adatkezelőként járhatnak el.
Egyes külső szolgáltatások használata során személyes adatok az Európai Gazdasági Térségen kívülre is továbbításra kerülhetnek.
Az ilyen adattovábbításokra a GDPR vonatkozó rendelkezései és az alkalmazandó adattovábbítási garanciák irányadók.
Az adatkezelő a személyes adatokat nem értékesíti, és azokat a jelen tájékoztatóban meghatározott céloktól eltérő célra megfelelő jogalap nélkül nem használja fel.
10. Adatbiztonság és az adatok megőrzése
Az adatkezelő a személyes adatok védelme érdekében az adatkezelés jellegéhez és kockázataihoz igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz.
Az adatokhoz való hozzáférést a szálláshely működtetéséhez szükséges személyekre korlátozza.
Az elektronikus adatkezelés során az igénybe vett szolgáltatások hozzáférés-védelmi és biztonsági megoldásait alkalmazza.
A lezárt emailes és WhatsApp-megkeresések megőrzésének szükségességét évente felülvizsgálja.
A jogszabály alapján kötelezően megőrzendő adatokat az alkalmazandó jogszabályi megőrzési idő alatt kezeli.
A személyes adatokat az adatkezelési cél megszűnése után törli, kivéve, ha további megőrzésük jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogi igények kezeléséhez szükséges.
11. Az érintettek jogai
Az érintettek a GDPR rendelkezéseinek megfelelően jogosultak:
- Tájékoztatást kérni személyes adataik kezeléséről.
- Hozzáférést kérni a rájuk vonatkozó személyes adatokhoz.
- Kérni a pontatlan személyes adatok helyesbítését.
- A jogszabályban meghatározott esetekben kérni személyes adataik törlését vagy kezelésük korlátozását.
- Az alkalmazandó feltételek szerint kérni az adatok hordozhatóságát.
- Jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozni személyes adataik kezelése ellen.
- Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulásukat bármikor visszavonni.
Az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmek a hello@romanticvillapapa.hu emailcímre küldhetők.
A kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint legkésőbb egy hónapon belül megválaszoljuk.
A személyes adatok törlésére irányuló kérelem nem minden esetben teljesíthető, amennyiben az adatok további kezelése jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogi igények érvényesítéséhez szükséges.
12. Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben az érintett úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése nem felel meg a vonatkozó jogszabályoknak, panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH).
A hatóság hivatalos weboldala:
Az érintett jogosult továbbá a vonatkozó jogszabályok szerint bírósági jogorvoslatot igénybe venni.
13. A tájékoztató módosítása
Az adatkezelő a jelen tájékoztatót módosíthatja, különösen a jogszabályi környezet, az alkalmazott szolgáltatások vagy az adatkezelési folyamatok változása esetén.
Az aktuális adatkezelési tájékoztató a Romantic Villa Pápa weboldalán érhető el.